1. 履歴書の基本ルール
用紙サイズ
履歴書のサイズはA4（見開きA3）とB5（見開きB4）の2種類が一般的です。企業から指定がない限り、どちらを使っても問題ありません。転職ではA4サイズが主流です。
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2. 履歴書の正しい書き方
書きたい項目をタップすると、詳しい書き方に移動します。
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基本情報の書き方
氏名・ふりがな
氏名は戸籍に登録されている正式な漢字で記入します。「ふりがな」と書かれている場合はひらがなで、「フリガナ」と書かれている場合はカタカナで記入しましょう。
生年月日・年齢
西暦・和暦どちらでも構いませんが、履歴書全体で統一することが重要です。年齢は履歴書提出時点の年齢を記入します。
住所・連絡先
都道府県から番地、建物名、部屋番号まで省略せずに記入します。電話番号は日中連絡が取れる番号を記載し、メールアドレスはビジネスにふさわしいものを使用しましょう。
ポイント
連絡先のメールアドレスは、「love」「happy」などカジュアルな単語が含まれるものは避け、就職活動専用のアドレスを作成することをおすすめします。
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学歴・職歴の書き方
学歴の書き方
一般的に高等学校卒業から記載します。学校名は正式名称で記入し、「高校」ではなく「高等学校」と書きます。学部・学科名も省略せずに記載しましょう。
記入例
令和2年3月 ○○県立△△高等学校 普通科 卒業
令和2年4月 ○○大学 経済学部 経済学科 入学
令和6年3月 ○○大学
経済学部 経済学科 卒業見込み
職歴の書き方
会社名は省略せず正式名称で記載します。「株式会社」を「(株)」と省略するのは避けましょう。入社・退職の年月、部署名、職種を具体的に記入します。
記入例
令和2年4月 株式会社○○ 入社
営業部 営業課に配属
令和5年3月 一身上の都合により退職
ポイント
年号表記は西暦・和暦のどちらかに統一しましょう。混在させると見た目が乱雑になり、正確性に疑問を持たれる恐れがあります。
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志望動機の書き方
志望動機の基本構成
志望動機は以下の3つの要素を含めると説得力が増します。
- なぜその業界・職種か：業界や職種に興味を持ったきっかけ
- なぜその企業か：他社ではなくその企業を選んだ理由
- 入社後どう貢献できるか：自分のスキルや経験をどう活かせるか
志望動機のNG例
- 「御社の安定性に惹かれました」→ 受け身な印象
- 「勉強させていただきたい」→ 貢献意欲が感じられない
- 「給与・福利厚生が良いから」→ 条件面だけの志望と思われる
AIで志望動機を作成
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自己PRの書き方
自己PRの基本構成（PREP法）
自己PRはPREP法を使うと分かりやすく伝えられます。
- P（Point）：結論・強み
- R（Reason）：その強みの根拠
- E（Example）：具体的なエピソード
- P（Point）：結論・入社後の活かし方
自己PRで使える強み一覧
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証明写真のポイント
証明写真の基本ルール
- サイズ：縦40mm × 横30mmが標準
- 背景色：白、青、グレーが一般的
- 撮影時期：3ヶ月以内に撮影したもの
- 表情：口角を少し上げた自然な表情
服装のポイント
男性：濃紺やダークグレーのスーツに白いシャツ、落ち着いた色のネクタイ
女性：スーツまたはジャケットに白いブラウスやシャツ、過度な装飾は避ける
ポイント
スマートフォンで撮影した写真は画質や背景の問題で不適切な場合があります。証明写真機や写真館での撮影をおすすめします。
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資格・免許欄の書き方
資格の正式名称
資格は正式名称で記載します。略称は避けましょう。
| 略称 | 正式名称 |
|---|---|
| 英検2級 | 実用英語技能検定2級 |
| 簿記2級 | 日商簿記検定2級 |
| 普通免許 | 普通自動車第一種運転免許 |
| MOS | Microsoft Office Specialist |
記載する資格の選び方
応募職種に関連性の高い資格を優先して記載します。スペースが限られている場合は、業務に直結する資格を選びましょう。
- 英検は2級以上が履歴書記載の目安
- TOEICは600点以上が記載の目安
- 取得予定の資格は「○○取得予定」と記載可能
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空白期間がある場合
空白期間があっても、正直に記載することが大切です。その期間をどのように過ごしたかを前向きに表現しましょう。
| 理由 | 記載例 |
|---|---|
| 病気療養 | 体調不良により療養（現在は完治し、就業に支障なし） |
| 家族の介護 | 家族の介護に従事（現在は介護体制が整い就業可能） |
| 資格取得 | ○○資格取得のため勉学に専念 |
| 転職活動 | 転職活動に専念 |
ポイント
空白期間中に資格取得やスキルアップに取り組んだ場合は、積極的にアピールしましょう。向上心や計画性を示すことができます。
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4. 状況別の書き方
新卒の場合
新卒の履歴書では、学業やサークル活動、アルバイト経験を中心にアピールします。職歴がない場合は「なし」と記入し、自己PRや志望動機でポテンシャルを伝えましょう。
- 学歴は高等学校卒業から記載
- 職歴欄は「なし」と記入
- ゼミ・研究テーマ・部活動を具体的に記載
- インターンシップ経験があれば記載する
転職の場合
転職の履歴書では、これまでの職務経験と実績を具体的にアピールします。退職理由は前向きな表現を心がけましょう。
- 職歴は時系列で正確に記載
- 退職理由は「一身上の都合により退職」が基本
- 在職中の場合は「現在に至る」と記載
- 応募職種に関連する経験・スキルを強調
アルバイトの場合
アルバイトの履歴書は、正社員応募と比べてカジュアルでも構いませんが、基本的なマナーは守りましょう。
- B5サイズでも可（コンパクトで書きやすい）
- 学歴は中学校卒業から記載してもOK
- シフトの希望がある場合は本人希望欄に記載
- 志望動機は簡潔に、勤務への意欲を示す
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5. 封筒の書き方・郵送マナー
封筒の選び方
履歴書を郵送する場合は、角形2号（A4が折らずに入るサイズ）の白い封筒を使用します。茶封筒は避けましょう。
- サイズ：角形2号（240mm × 332mm）
- 色：白色が望ましい
- 素材：中身が透けないもの
宛名の書き方
- 表面：会社名・部署名・担当者名を正式名称で記載
- 左下：赤字で「履歴書在中」と記載し、四角で囲む
- 裏面：自分の住所・氏名を記載
郵送時のマナー
- クリアファイルに入れてから封筒に入れる
- 送付状（添え状）を同封する
- 書類の順番：送付状 → 履歴書 → 職務経歴書 → その他
- 料金不足にならないよう、郵便局の窓口で出す
- 「普通郵便」で送付（速達は不要）
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6. 職務経歴書の書き方
職務経歴書とは
職務経歴書は、これまでの職務経験や実績、スキルを詳しく記載する書類です。履歴書が基本情報を伝えるのに対し、職務経歴書はあなたの「仕事力」をアピールするための重要な書類です。
職務経歴書の基本構成
- 職務要約：経歴の概要を3〜5行でまとめる
- 職務経歴：会社ごとに業務内容・実績を記載
- 活かせる経験・スキル：応募職種に関連するスキル
- 自己PR：強みと入社後の貢献をアピール
職務経歴の書き方
職務経歴は「編年体式」「逆編年体式」「キャリア式」の3つの形式があります。
| 形式 | 特徴 | おすすめの人 |
|---|---|---|
| 編年体式 | 古い順に記載 | 社会人経験が浅い人 |
| 逆編年体式 | 新しい順に記載 | 直近の経験をアピールしたい人 |
| キャリア式 | 職種・プロジェクト別に記載 | 専門性をアピールしたい人 |
実績の書き方のコツ
実績は具体的な数字を使って表現すると説得力が増します。
良い例
・売上目標達成率120%を3年連続で達成
・新規顧客獲得数 月平均15件（チーム平均の1.5倍）
・業務効率化により作業時間を30%削減
スマホで簡単作成
yagish（ヤギッシュ）では、スマホから職務経歴書を簡単に作成できます。職種別のテンプレートと例文で、効率的に作成できます。
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7. 退職届・退職願の書き方
退職届と退職願の違い
退職届と退職願は似ているようで、法的効力や撤回の可否が異なります。
| 書類 | 目的 | 撤回 |
|---|---|---|
| 退職願 | 退職の意思を会社に伝える（お願い） | 承認前なら可能 |
| 退職届 | 退職の意思を正式に通告する | 原則不可 |
| 辞表 | 役員・公務員が辞職を表明 | 原則不可 |
退職届・退職願の基本項目
- タイトル：「退職届」または「退職願」
- 宛名：代表取締役社長宛て
- 提出日：提出する日付
- 所属・氏名：部署名と氏名（押印）
- 本文：退職理由と退職希望日
退職理由の書き方
退職理由は原則として「一身上の都合により」と記載します。転職、結婚、介護など具体的な理由を書く必要はありません。
記入例
私儀、この度、一身上の都合により、
令和○年○月○日をもって退職いたしたく、
ここにお願い申し上げます。
提出時期と提出先
法律上は退職希望日の2週間前までに提出すれば良いですが、円満退職のためには1〜2ヶ月前に直属の上司へ提出することをおすすめします。
| 職種・立場 | 推奨提出時期 |
|---|---|
| 一般職 | 1〜2ヶ月前 |
| 管理職 | 2〜3ヶ月前 |
| 専門職 | 3〜6ヶ月前 |
ポイント
退職届は白い無地の封筒（長形4号）に入れ、表面に「退職届」、裏面に所属と氏名を記載します。糊付けせずに渡すのがマナーです。
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8. 送付状の書き方
送付状とは
送付状（添え状・カバーレター）は、履歴書や職務経歴書を郵送する際に同封するビジネス文書です。書類の内容を簡潔に伝え、丁寧な印象を与える役割があります。
送付状の基本構成
- 日付：投函日または届く予定日
- 宛名：会社名・部署名・担当者名
- 差出人：氏名・住所・連絡先
- 件名：「応募書類の送付について」など
- 本文：挨拶・応募の経緯・自己PR
- 同封書類：送付する書類の一覧
送付状の例文
本文例
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の○○職の求人を拝見し、応募させていただきました。
私は○○の経験を活かし、貴社に貢献できると考えております。
ご検討いただき、面接の機会をいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
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9. 職種別志望動機の例文
事務職の志望動機
例文
前職では営業事務として3年間、受発注管理や請求書作成、顧客対応を担当してまいりました。正確性とスピードを両立させた業務遂行を心がけ、ミスゼロを継続しております。貴社の「お客様第一」という理念に共感し、これまでの経験を活かして業務効率化に貢献したいと考え、志望いたしました。
営業職の志望動機
例文
現職では法人営業として新規開拓を担当し、年間売上目標を3年連続で達成してまいりました。お客様の課題を深くヒアリングし、最適な提案を行うことにやりがいを感じております。貴社の革新的な製品に魅力を感じ、私の営業力を活かして市場拡大に貢献したいと考え、志望いたしました。
看護師の志望動機
例文
急性期病棟で5年間勤務し、救急対応から退院支援まで幅広い経験を積んでまいりました。患者様一人ひとりに寄り添ったケアを大切にしており、貴院の「患者中心の医療」という理念に深く共感いたしました。チーム医療の一員として、質の高い看護を提供したいと考え、志望いたしました。
ITエンジニアの志望動機
例文
Webアプリケーション開発に3年間従事し、要件定義から運用保守まで一貫して担当してまいりました。新技術の習得に積極的に取り組み、業務効率化ツールの開発でチームの生産性向上に貢献しました。貴社の先進的な技術環境で、さらなるスキルアップを図りながら事業成長に貢献したいと考えております。
経理職の志望動機
例文
経理部門で4年間、月次決算から年次決算、税務申告業務まで幅広く担当してまいりました。日商簿記2級を取得し、正確かつ迅速な処理を心がけております。貴社の成長フェーズにおいて、経理面から経営をサポートし、財務基盤の強化に貢献したいと考え、志望いたしました。
市役所（公務員）の志望動機
例文
私は生まれ育った○○市に愛着があり、地域の発展に貢献したいという思いから志望いたしました。大学時代のボランティア活動を通じて、住民の方々と直接関わる中で、行政サービスの重要性を実感しました。市民の皆様に寄り添い、住みやすいまちづくりに貢献したいと考えております。
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10. 面接対策のポイント
面接でよく聞かれる質問
- 自己紹介：1〜2分で経歴と強みを簡潔に
- 志望動機：なぜこの会社・職種なのか
- 転職理由：前向きな理由を伝える
- 長所・短所：具体的なエピソードを添えて
- キャリアプラン：入社後の目標を明確に
- 逆質問：会社への関心を示す質問を用意
転職理由の答え方
転職理由はネガティブな内容を避け、前向きな表現に言い換えることが重要です。
| NG例 | OK例 |
|---|---|
| 給料が安かった | 成果を正当に評価される環境で働きたい |
| 人間関係が悪かった | チームワークを重視する環境で力を発揮したい |
| 残業が多すぎた | 効率的に働き、成果を出せる環境を求めている |
| 仕事がつまらなかった | より専門性を高められる仕事に挑戦したい |
面接マナーの基本
- 到着時間：10分前に到着、5分前に受付
- 入室：ノック3回、「失礼します」と入室
- 着席：「どうぞ」と言われてから座る
- 姿勢：背筋を伸ばし、相手の目を見て話す
- 退室：「ありがとうございました」とお礼を述べる
逆質問の例
面接の最後に「何か質問はありますか？」と聞かれたら、会社への関心を示す質問をしましょう。
- 入社後の研修制度について教えてください
- 配属予定のチームの雰囲気を教えてください
- 御社で活躍している方の共通点は何ですか
- 今後の事業展開について教えてください
AI模擬面接で練習
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